Perbaikan proses adalah hal yang penting dari sebuah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Hal ini dapat membantu efisiensi dan memaksimalkan manajemen waktu suatu perusahaan. Dengan kata lain perbaikan proses harus dijadikan hal yang dapat memotivasi suatu perusahaan mendapatkan sertifikat dan memiliki SMM yang mumpuni. Untuk memperbaiki dan meningkatkan proses maka perlu diadakan Internal Audit. Oleh karenanya kita membutuhkan jasa ISO atau konsultasi ISO Jakarta. Berikut adalah beberapa cara melakukan audit internal :
Perencanaan Jadwal Audit
Merencanakan jadwal adalah cara melakukan audit yang terpenting. Hal ini ditujukan agar semua orang yang berkepentingan tahu kapan akan dilaksanakan audit dalam jangka waktu tertentu. Jika manajemen tiba – tiba melakukan audit tanpa diketahui karyawan, maka dampak buruk yang terjadi adalah karyawan merasa tidak lag dipercaya. Kesan lain yang ingin dimunculkan adalah jika manajemen memberikan jadwal audit sebelumnya, maka hal tersebut dapat membantu pemilik proses untuk melakukan pembenahan di tempat – tempat yang dirasa kurang. Di sisi lain, jika pembenahan telah dilakukan di satu area, maka auditor lebih fokus membantu melakukan pengumpulan informasi untuk peningkatan di area lainnya.
Perencanaan Proses Audit
Rencana yang dimaksud disini lebih kepada pedoman kapan akan dilakukan dan seberapa sering. Konfirmasi yang terjadi antara auditor dan pemilik proses dapat menentukan waktu mana yang terbaik dan bekerja bersama sama. Auditor bisa melakukan pengecekan pada hasil audit sebelumnya dan mengevaluasi apakah ada yang perlu diperbaiki atau apakah masalah yang terdahulu telah diselesaikan. Jika masih ada yang belum beres, auditor akan membantu mengumpulkan informasi. Rencana proses audit yang baik dapat memberikan nilai tambah pada pemilik proses.
Melakukan Audit
Pertemuan antara pemilik proses dan auditor dilakukan untuk memastikan rencana yang disusun telah selesai dan dapat segera dieksekusi. Cara yang dilakukan auditor untuk mengumpulkan informasi adalah dengan melakukan hal seperti berbicara dengan karyawan, menganalisis data dan catatan dan juga dengan mengamati proses yang sedang berlangsung di perusahaan. Semua kegiatan ini ditujukan untuk mengumpulkan bukti dan mengecek apakah telah sesuai dengan segala fungsi yang direncanakan dalam SMM. Hal yang dapat dilakukan auditor kepada pemilik proses bukan hanya memberitahu bagian mana yang butuh dibenahi namun juga menunjukkan bagian apa saja yang kira – kira jika dilakukan perbaikan akan berfungsi lebih baik dari sebelumnya.
Pelaporan Audit
Tahap ini adalah tahap dimana auditor dan pemilik proses bertemu agar memastikan aliran informasi sesuai. Hasil dari audit harus dicatat secara tertulis agar dapat ditindaklanjuti lebih jauh lagi. Tinggal bagaimana pemilik proses menelaah informasi yang tersedia untuk melakukan perbaikan dan memberi nilai tambah pada proses yang sedang berjalan.
Tindak Lanjut Terhadap Hasil Audit
Cara melakukan audit tahap terakhir ini juga sangat penting. Jika masalah dan tindak lanjut dapat berjalan beriringan, berarti masalah telah diperbaiki. Kemudian dapat dilihat seberapa besar proses akan meningkat.